Abläufe effizient organisieren

Der Arbeitsalltag von Handwerksunternehmen ist oft geprägt von Hektik, die in Stress münden kann. Ein Rezept dagegen ist, die Organisationsstrukturen zu verändern. Das beginnt zum Beispiel damit, dass alle Termine  konsequent in den digitalen Kalender eingetragen werden.

Von der einen Baustelle direkt zur anderen, danach zu einem Privatkunden, ein erstes Verkaufsgespräch führen und das auch noch mit dem nötigen Fingerspitzengefühl. Im Kopf hat der Chef aber schon bei diesem Kunden wieder die nächste Baustelle.

Dieses Szenario ist zwar erfunden, aber durchaus gängige Praxis in vielen Handwerksbetrieben. „Viele Unternehmer lassen sich förmlich von den Kunden jagen“, beschreibt Barbara Schaile den oftmals klassischen Alltag im Handwerksbetrieb. Um die Abläufe effizienter und stressfreier zu gestalten, hat die Büroleiterin im Handwerk nicht nur für den eigenen Stuckateurbetrieb in Böbingen ein Organisationssystem entwickelt, sondern schult inzwischen auch die Partner des Franchise-Netzwerkes Einer.Alles.Sauber.

Farbe ins Spiel bringen

Eine der wichtigsten Dinge, die laut Barbara Schaile Veränderungen hervorrufen, ist die Transparenz in den Ablaufstrukturen. Nur wenn das Büroteam und der Chef jederzeit über Termine und Veränderungen informiert sind, lassen sich unnötige Hektik, Missverständnisse und lästige Nachfragen vermeiden. Um das zu schaffen, arbeitet Barbara Schaile bei der Papierablage und im Outlook-System mit Farben. Grüne Mappe und grün hinterlegter Termin bedeutet: Der Kunde hat einen bestätigten Besprechungstermin für ein Angebot. Kommt es später zu einem Auftrag, wandelt sich der Status des Kunden in Rot. Da ein grüner Termin für den Chef in den meisten Fällen ein Angebot nach sich zieht, achtet das Büroteam bei der Terminvergabe darauf, dass in einer Woche nicht zu viele Ersttermine anfallen. „Schließlich“, so Barbara Schaile, „muss auch noch genügend Zeit bleiben, um die Angebote sorgfältig und termingerecht zu erstellen.“

Da auch der Chef für alle ersichtlich im System seine Termine eintragen kann, ob und wann er Zeit für Kundentermine hat, geht es heute nicht nur im Betrieb von Hans und Barbara Schaile deutlich entspannter zu. Zwar lassen sich Terminverschiebungen nie ganz vermeiden, doch werden diese rechtzeitig angekündigt, haben die Kunden nach den Erfahrungen von Familie Schaile dafür fast immer Verständnis. Und auch die Partnerbetriebe des Netzwerks von Einer.Alles.Sauber.  profitieren von dieser Farbenlogistik, wenn sie in die Schulungen kommen oder sich beraten lassen.

Autor

Matthias Mester ist Leiter der Einer.Alles.Sauber.-Systemzentrale in Meschede.

Termine und Veränderungen müssen kommuniziert werden

Tipps von der Expertin

Sie wollen Ihren Arbeitsalltag gerne auch etwas weniger hektisch gestalten? Die Praxistipps von Organisationexpertin Barbara Schaile zeigen, wie Sie Arbeitsabläufe und Termine in den Griff bekommen:
Verbannen Sie alle Papierkalender aus dem Büro und tragen Sie jeden Termin konsequent im Outlook (oder ein anderes System zur Terminverwaltung) ein.
Kennzeichnen Sie die unterschiedlichen Terminarten entsprechend ihrer jeweiligen Priorität mit unterschiedlichen Farben.
Kalkulieren Sie bei der Terminvergabe den etwaigen Folgeaufwand (zum Beispiel ein Angebot schreiben) mit ein.
Nutzen Sie die gleichen Farben für die Papierablage, so finden Sie die benötigten Informationen leichter.
Stellen Sie sicher, dass jede Terminänderung sofort im System eingetragen wird.
Gönnen Sie sich und Ihrem Büroteam einen zweiten Bildschirm für den Arbeitsplatz, so hat jeder die Termine ständig im Blick.

Modernisierung mit System

Mit bundesweit 94 Partnern und einem Gruppenumsatz von etwa 100 Millionen Euro gehört Einer.Alles.Sauber. nach eigenen Angaben zu den größten Franchise-Anbietern in der Baubranche. Ziel des von den beiden Vorständen Josef Berchtold und Paul Meyer gegründeten Franchise-Netzwerkes ist es, den Partnern ein Leistungspaket zu bieten, mit dem sie bei der Modernisierung von Eigenheimen auskömmliche Preisen durchsetzen können. Zielgruppe sind 50 bis 60-jährige Hausbesitzer, die eine Abwicklung der Leistung aus einer Hand sowie einen besonderen Service zu schätzen wissen. Infos zum System unter www.eas-system.de.
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