Arbeitszeit sparen durch Digitalisierung

Mit vier Schritten ins digitale Dokumentenmanagement

Die Arbeitswelt dreht sich schneller und schneller. Arbeitsprozesse laufen zunehmend digital ab. Dennoch setzen zahlreiche Unternehmer weiterhin auf analoge Arbeitsmethoden, für die längst digitale Lösungen existieren. Zu oft werden auch in digitalisierten Unternehmen die im Computer gespeicherten Dokumente und sogar E-Mails parallel immer noch ausgedruckt und abgeheftet. Wird später eines dieser Dokumente benötigt, müssen die Mitarbeiter es aufwendig suchen. Wurde ein Dokument falsch abgelegt, kann die Suche danach stundenlang dauern. Und selbst wenn bereits der Umstieg auf digitale Ordner im PC erfolgt ist, herrscht dort nicht selten ein chaotisches Ablagesystem, das kostbare Arbeitszeit kostet

Besonders betroffen hiervon sind Handwerksbetriebe. Die meisten Inhaber denken allerdings, zum Umstieg auf die Digitalisierung benötigten sie IT-Wissen. Oder aber sie befürchten, darüber ihr Kerngeschäft vernachlässigen zu müssen. Ein hartnäckiger Irrglaube, wie Andre Nordlohne weiß. Der Experte für digitales Dokumentenmanagement ist auf die Baubranche spezialisiert und erklärt in vier Schritten, wie der Einstieg in ein digitales System funktionieren kann und worauf Unternehmer achten sollten.

 

1. Schritt: Struktur & Prozesse

Am Anfang jedes erfolgreichen, digitalen Dokumentenmanagements sollte die Analyse der bisherigen Arbeitsprozesse im Unternehmen erfolgen. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf der Dokumentenablage und den damit verbundenen Prozessen liegen. Neben handwerklichen und kaufmännischen Belegen wie Angeboten, Verträgen und allgemeiner geschäftlicher Korrespondenz können ganze Buchhaltungsaufgaben in die digitale Welt überführt werden. Ebenso sinnvoll ist eine sogenannte „digitale Baustellenakte“ für das Smartphone. So kann man auch vom Handy aus Akten unkompliziert einsehen und ablegen.

 

2. Schritt: Software & Technik

Gerade Handwerker wissen: Es gibt kaum etwas Stressigeres als umständlich, schwierig oder gar nicht funktionierende Werkzeuge. Das gilt ebenso für Hard- und Software. Dazu zählen aber nicht nur die richtigen Tools, die auf die jeweilige Branche abgestimmt sind. Auch die Einbindung des Personals in die Planungsphase zur Digitalisierung ist von erheblicher Bedeutung. Letztendlich sollte es das Ziel jedes Unternehmers sein, dass seine Mitarbeiter mit den Geräten und der neuen Technik gut klarkommen.

 

3. Schritt: zeitsparende und sichere Umsetzung

Gestaltungsprozesse zur Digitalisierung hängen stark von der Art und Größe des Unternehmens ab. Dabei sollte man sicherstellen, dass auf der Reise in die Digitalisierung wirklich alle in der Firma mitgenommen werden und das aktuell laufende Tagesgeschäft mit den Umstellungsprozessen gut vereinbar ist. Nur wenn die Etablierung digitaler Systeme nicht als notwendiges Übel empfunden wird, sehen die Beteiligten darin eine positiv aufregende, neue Erfahrung. Diese Freude setzt sich im späteren Arbeitsalltag fort, wenn die erleichterten und beschleunigten Arbeitsabläufe sichtbar werden.

 

4. Schritt: Standardisierung & Dokumentation

Sind die Arbeitsprozesse eines Unternehmens in das digitale Zeitalter gebracht, beginnt die Einarbeitungsphase - und schon nach kurzer Zeit spart man 30 bis 60 Minuten kostbare Arbeitszeit pro Tag ein. Diese Zeit steht dann für andere Arbeitsaufgaben zur Verfügung. Oder sie bedeutet einen Gewinn an zusätzlicher Freizeit: Für einen selbst und das Beisammensein mit Familie oder Freunden. Danach geht es darum, das durchdachte Digitalisierungssystem, das auf einem festen Fundament fußt, schrittweise weiter aufzubauen, so wie es zum jeweiligen Betrieb am besten passt.

 

Autor

Andre Nordlohne und sein Team begleiten kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. https://andrenordlohne.de/

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