Zeitgewinn mit Betriebssoftware

Bis Ende 2010 kalkulierte und erstellte Dachdeckermeister Willi Ratz Angebote mit Excel und schrieb Rechnungen mit Word. 2005 gegründet, beschäftigt der Betrieb heute neben dem Inhaber zwei Mitarbeiter. Sein Leistungsspektrum umfasst alle Dachdeckerarbeiten und reicht von Reparaturen bis hin zum kompletten Neubau mit Schräg- oder Flachdach. Dazu gehören auch kleinere Klempnerarbeiten, der Einbau von Dachflächenfenstern, Schornsteinverkleidungen und Vertäfelungsarbeiten.

Zeitgewinn ist entscheidendes Argument

Im Dezember 2010 entschied sich Willi Ratz, ein PC-Programm anzuschaffen, um weniger Zeit für die täglichen Büroarbeiten zu benötigen. Entscheidend war damals, dass smarthandwerk keine große Investition erforderte. „Die meisten Kollegen, die schon Programme für Dachdecker einsetzen, haben das Zehnfache bezahlt. Das war mir immer zu teuer.“ so Willi Ratz. Mit knapp 400 Euro Anschaffungskosten ist smarthandwerk ideal für den kleinen Betrieb. Zudem gibt es keine jährlich zwingenden kostenpflichtigen Updates und es muss auch kein fester Support- oder Pflegevertrag geschlossen werden. Aus diesen Gründen fiel der Wechsel leicht. Der Betrieb hatte sich zwar mit Excel und Word gut eingerichtet, aber der mögliche Zeitgewinn mit einem speziellen Handwerkerprogramm war ein starkes Argument. Die blue:solution software GmbH aus Rheine ist seit Jahren auf Handwerksprogramme für die großen Baunebengewerke spezialisiert. Praxisbezug und eine anwenderfreundliche Bedienung sind damit auch für das jüngste Kind smarthandwerk selbstverständlich. Das Programm deckt alle Vorgänge im Betrieb ab, die täglich im Büro anfallen. Auch das Versprechen auf der Programmverpackung „Kein Schnick, kein Schnack“ ist aus Sicht von Willi Ratz erfüllt: Das Programm lässt sich einfach und ohne große Schulung bedienen, selbsterklärend sozusagen.

 

Neuerfassungen von Artikeln und Leistungen zu Beginn

In den ersten Wochen konnte das Programm seine Vorteile noch nicht vollständig ausspielen. Parallel zu jedem Angebot mussten die Leistungen und Artikel jeweils neu erfasst werden. Erst wenn diese alle gespeichert sind, wird der Zeitgewinn vollständig zum Tragen kommen. Insgesamt rechnet Willi Ratz mit etwa 150 Leistungen und einigen Hundert Artikeln, die er schrittweise mit jedem neuen Angebot erfasst. Danach sind nur dann noch individuelle Änderungen nötig, wenn ein Angebot – wie oft bei Reparaturen – sehr individuell zugeschnitten sein muss.

In der täglichen Arbeit spart schon die einfache Übernahme eines Angebots in eine Rechnung sehr viel Zeit. Auch Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich jeweils auf Mausklick erstellen, ohne dass Positionen neu erfasst oder Beträge manuell neu berechnet werden müssen. Jedes Angebot lässt sich auch als Vorlage für einen neuen Kunden und Auftrag nutzen: wenn sich nur Teile ändern, spart auch das Zeit.

Kleine Details erleichtern die Büroarbeit noch weiter. So lassen sich jederzeit Adressen in Rechnungen etwa von der Privat- auf die Firmenanschrift ändern und die gesamte Verwaltung des Schriftverkehrs ist einfach und klar aufgebaut. Bei der Kalkulation ist es gut, dass die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden kann. Muss der Angebotspreis an eine Vorgabe des Kunden angepasst werden, rechnet das Programm diese Veränderung automatisch auf alle Positionen um. „Ich sehe dann sofort, wo ich noch Luft habe und wo meine Kosten und meine Arbeitszeit nicht mehr gedeckt sind“, bemerkt Willi Ratz. Auf Wunsch bleiben dabei die Lohnsummen in den einzelnen Leistungen gleich und nur die Materialpreise werden verringert. Die eingebaute Textverarbeitung macht Word künftig überflüssig, Textbausteine erleichtern die Arbeit mit allen Formularen. Immer noch nicht in allen Handwerksprogrammen selbstverständlich, aber in smarthandwerk vorhanden: Die Anzeige aller Schriftstücke und Formulare entspricht exakt dem Druckbild. Schließlich lassen sich alle Formulare individuell anpassen und um das Logo des Betriebs ergänzen. Auch zu jeder Angebots- und Rechungsposition lassen sich Bilder einfügen.

Eine ganze Reihe von Funktionen, die Zeit sparen und Fehler vermeiden helfen, will Dachdecker Ratz schrittweise einsetzen, sobald er alle Artikel und Leistungen erfasst hat. Dazu gehört das Mahnwesen, das automatisch über Rechnungen informiert, die noch nicht bezahlt sind. Je nach Wunsch erstellt das Programm dann noch die passende versandfertige Zahlungserinnerung. Über die DATEV-Schnittstelle lassen sich alle Rechnungsausgänge direkt an den Steuerberater übergeben, ohne dass dafür Listen von Hand bearbeitet werden müssen. Wenn auch die Rechnungen der Lieferanten erfasst werden, übermittelt die DATEV-Schnittstelle diese ebenfalls an den Steuerberater. Wie an vielen Stellen spart der Betrieb damit Geld und Fehlerquellen durch Eingaben von Hand werden verringert.

 

Positives Fazit

Jährlich erstellt der Betrieb etwa 100 Angebote und ähnlich viele Rechnungen mit durchschnittlich 40 bis 45 Positionen. Und seit einem Jahr nun erfolgreich automatisiert mit der neuen Software. „Mit dem Programm erstellen wir Angebote deutlich schneller und sparen auch bei der Rechnungsstellung Zeit. Und zusätzlich ist die Fehlerquote zurückgegangen“, resümiert Willi Ratz zufrieden.

 

AutorDr. Kurt-Christian Tennstädt arbeitet als freier Fachjournalist (DFJV) und ist Vorstand der Tenncom AG mit Sitz in Radolfzell am Bodensee.