In die digitale Zukunft gedacht

Gedämpftes Tageslicht fällt aus dem grauen Himmel in die große Werkhalle der Zimmerei. Gemeinsam mit seinem Kollegen Alexander Canje wuchtet Hannes Ilgenfritz zwei Meter lange Holzbalken auf den Montagetisch, die anschließend zu einem Holzständergerüst für ein Wandelement zusammengefügt werden. Der Chef beobachtet den Vorgang zufrieden: „Wir bauen in die Zukunft“, sagt er. Bernd Engelhardt führt seit 1990 gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Werner Geissbauer die Zimmerei Engelhardt & Geissbauer im fränkischen Schwebheim (www.eg-holzhaus.de). Seit 1996 hat sich die Firma auf energieeffiziente Holzhäuser spezialisiert. Ihr 2005 patentiertes Holzhauskonzept efficiento vereint optimale Wärmedämmung und schadstofffreie Baustoffe mit moderner Lüftungs- und Haustechnik. Hochwertige Dämmmaterialien und Fenster bilden eine wärmeundurchlässige Gebäudehülle; eine Lüftungsanlage mit Wärmerückgewinnung sorgt jederzeit für frische Luft im Haus und minimiert Wärmeverluste. „Ein efficiento-Haus kommt mit nur 45 Euro Betriebskosten für Heizung und Warmwasser aus – pro Jahr, wohlgemerkt. Angesichts steigender Energiepreise ist das schon ein gutes Argument“, findet Bernd Engelhardt.

Mitarbeiterzahl steigt, Abrechnungsaufwand steigt mit

Seine Kunden sehen das offenbar genauso: Etwa 40 so genannte EG-Holzhäuser, die die Initialen der beiden Chefs im Namen tragen, produziert die Firma jährlich. Engelhardt & Geissbauer, einst mit nur einem Angestellten gestartet, beschäftigt heute 60 Mitarbeiter. So sehr sich die beiden Firmenchefs über dieses Wachstum freuen – es brachte auch einige organisatorische Probleme mit sich. „Für mich war schon seit Jahren die kritische Größe überschritten, bei der der Chef nicht mehr weiß, was die Mitarbeiter eigentlich machen“, erinnert sich Bernd Engelhardt. Für den studierten Bauingenieur, der gern den Überblick über seine Arbeitsabläufe behält, ein Gräuel. Dazu kam das leidige Thema Stundenzettel. „Wir hatten einen extremen Nachbearbeitungsaufwand“, so Engelhardt. „Eine Bürokraft war zu 80 Prozent damit ausgelastet. Das war einfach nicht mehr zeitgemäß.“ Bei der Suche nach einem passenden Zeiterfassungssystem fiel die Wahl 2011 auf Digi-Raport, die digitalen Geräte der Firma Digi-Zeiterfassung aus Filderstadt. Die kleinen blauen Apparate werden unkompliziert über acht Tasten bedient. Die Mitarbeiter können Projekte selbst anlegen. Nach jedem wichtigen Arbeitsschritt werden die zugehörigen Arbeitszeiten gebucht und nach Auftrag und Tätigkeit sortiert gespeichert. Nach Feierabend kommen die Geräte in eine Aufladestation, wo sie automatisch ausgelesen werden. Die Daten werden an die Auswertungssoftware Digi-Time-Control übermittelt, die anschließend alle gewünschten Auswertungen auf Knopfdruck liefert. Selbst die Arbeitszeiten der Büroangestellten, Bautechniker und Architekten fließen in die Kostendarstellung mit ein. „Ich weiß jeden Tag, wie der betriebswirtschaftliche Stand jeder Baustelle ist: Wie weit sind wir, wie hoch sind die Kosten“, lobt Bernd Engelhardt. „Das ist auch unumgänglich, damit man im Notfall schnell reagieren kann. Monatliche Auswertungen reichen einfach nicht aus.“ Dass in manchen Betrieben selbst diese unbesehen in den Ordner wandern, kann er nicht nachvollziehen. „Wer seine Kosten nicht kennt, wird über kurz oder lang verschwinden“, ist sich Engelhardt sicher.

Einfache Bedienung, selbst für ältere Mitarbeiter

Während selbst ältere, nicht Handy-affine Mitarbeiter unkompliziert mit dem einfachen System von Digi-Raport arbeiten können, experimentieren die jüngeren mit der Zeiterfassung über iPhones, für die Digi-Zeiterfassung seine eigene Digi-WebApp entwickelt hat. „Diese App hat den Vorteil, dass alle Daten direkt und fast zeitgleich übermittelt werden, also nicht erst nach Feierabend über die Aufladestation“, erklärt Hoch- und Tiefbautechniker Martin Tetmeyer. Außerdem arbeitet die Firma mit der Fahrzeugortung per GPS, ebenfalls von Digi-Zeiterfassung. Sie kommt vor allem bei der Logistik zum Einsatz, die nun besser koordiniert werden kann: Die Lastwagen und Kleintransporter sind mit kleinen GPS-Loggern ausgestattet, die die geografischen Koordinationsdaten übermitteln. So ist jederzeit ersichtlich, welches Fahrzeug gerade wo im Einsatz ist. „Wenn irgendwo Stahlträger oder Baustoffe abgeholt werden müssen, können wir einfach kurz nachsehen, wo sich das nächste Fahrzeug gerade befindet“, erläutert Martin Tetmeyer.

Die Stundenzettel gibt es nicht mehr

Auch bei den Mitarbeitern punktet die neue Zeiterfassung mittlerweile: Die papiernen Stundenzettel und den damit verbundenen Aufwand wünscht sich bei Engelhardt & Geissbauer niemand mehr zurück. „Jeder Mitarbeiter wird minutengenau bezahlt. Viele im Team sind nun besser motiviert: Sie kommen für die Vorbereitung gern eine halbe Stunde früher, weil auch diese Zeit bezahlt wird. Und morgens ist der Hof schneller leer“, sagt Bernd Engelhardt. Bei Privatkunden wiederum führe die neue Kostentransparenz zu mehr Akzeptanz: „Sie sehen, wie viele Stunden unsere Leute für Regiearbeiten tatsächlich leisten.“

Autorin

Birgit Althof ist freie Journalistin und lebt in Stuttgart. Unter anderem schreibt sie technische Fachartikel.